1、企业员工应对疫情指南.human forward.2我们深知，新冠疫情给中小企业的发展带来前所未有的挑战。不同于大企业，中小企业相对缺乏应对各种状况的专家或委员会。为此，我们特别编写了抗疫指南，旨在为中小企业提供必要工具与资源，助力疫情期间业务稳健发展。本文为通用指南，无意替代官方制定的明文法规。新冠肺炎（COVID-19）传播迅速，疫情随时有变。诚挚建议企业先参考当地实情再做任何决定。共克时艰.2概述.3保持沟通渠道畅通需要和供应商讨论的关键问题和信息了解客户重要动态，保持合作与员工沟通，保持其工作热情居家办公最佳防疫实践居家办公的线上便捷工具维护心理健康凝聚团队参与其中发现新商机分析以往活

2、动成立应急委员会，制定解决方案确定值得信赖的合作伙伴政府惠民措施特殊时期，与企业所有利益相关方保持沟通至关重要，其中包括企业员工、供应商及客户。即便企业未来方向不清晰，对分享规划毫无准备，或者担心只是在重复媒体早已广泛传播的信息，也要让利益相关方明白企业的立场以及着眼未来。关心慰问、恢复信心的话语，越早表达越好。信息更新不及时通常会增加担忧，带来恐慌。企业要告诉员工他们会收到企业定期发布的最新动态。无论情形是否有变，都要及时告知员工。这可以安抚员工，帮助保持平和心态。保持沟通渠道畅通.445保持沟通渠道畅通.确保职场沟通专业化。同时记得囊括关键信息，如获取更多详情的有效联系方式。沟通内容：与所

3、有人分享最新措施传达确立方向后的变化定期更新内容沟通中必谈内容：企业标识时间日期简洁的信息标题职位头衔和联系方式6需要与供应商讨论的关键问题及信息点供应商可能与企业一样，正在面临着前所未有的难题。确保告知供应商疫情给企业带来的影响，例如业务需求增加或减少，同时确定共克时艰的最佳合作方式。疫情给供应商带来哪些影响？是否能够继续供应，供应量是多少，周期是多长？配送和取货有无变化？付款方式有无变化？保持沟通渠道畅通.7了解客户关键动态，保持合作疫情期间，建立客户的忠诚度尤为重要。待疫情消失，企业回归正常时，一定会离不开客户的支持。疫情期间，保持密切沟通并提供支持有助于建立长期信任。企业也希望了解客户

4、正在面临的问题，可共同寻找解决方法。客户是否仍在开展业务？是否应继续为客户供货/提供服务？交付是否有变？沟通了解有哪些变动，包括交付延期、产品数量及付款方式方面的变化。保持沟通渠道畅通.8与员工沟通，使其参与其中员工在这场战“疫” 的前线。他们需要快速适应新情况，需要雇主关怀对企业未来抱有信心。对内及时沟通，确保员工在疫情期间具备效率办公的装备，同时帮助员工做好准备，迎接疫情后的新常态。我们知道这是一场前所未有的危机。必须也让员工知道，自己所在的企业正在准备迎接未来。使用令人舒心的安抚口吻定期提供内部最新情况提供资源，支持员工迎接未来文末附官方资源链接保持沟通渠道畅通.9当企业及时响应并处理紧

5、急危机之后，企业对未来运营模式会有更清晰的认识。疫情影响不容乐观，企业可能需要被迫重新评估原有计划。这时需要企业后退一步，重新审视业务模式及应对策略。跳出思维定式的局限有助于企业减少损失。以下这些思维方式有助于企业发现新商机。发现新商机.分析早前业务活动疫情给大多数企业带来重大变化。上一次波及企业的重大危机是 2008 年全球金融危机。企业可以分析时况及恢复常态的应对措施。客户当时的反应是什么，企业如何与供应商和客户保持合作，实施了哪些员工激励计划。这些关键信息点，帮助企业洞察时势应对当下。疫情期间，部分物资或服务需求增长。确定企业是否能够提供这些关键产品或服务。分析自身是否有机会调整业务内容

6、。例如，医疗行业对个人防护设备（包括手套和口罩）及洗手液的需求极高。一些化妆品或酒类行业的企业及时调整业务方向，响应市场需求。食品行业也迎来业务高峰：迫切地需要物资及更多员工应对庞大的业务量。成立应急委员会，制定解决方案员工复工助力企业复产。建议成立一支或多支团队，专注特定关键领域，例如寻找新商机以支持企业顺利度过危机。为委员会下达单一明确的指令和紧迫的期限。一旦要求全力聚焦某项关键任务时，员工可以很快调动积极性，在数天内设计出可行的业务方案。为每个团队指定领导，负责早期方案审批，解答利益相关方的疑问。与此同时，企业的管理团队必须能够聚焦企业战略、未来发展。发现新商机.1011确定值得信赖的合

7、作伙伴并非所有企业都有人力资源部门。如果找到适合的商机，企业可能需要全职或兼职人员，代签发文件，解答员工疑虑。我们拥有专业的顾问，为企业提供所需支持。面对危机，企业可能需要在短时间内完成大量沟通。如果没有市场宣传部门，这是可能需要外部人员帮忙。企业可选择与积极寻找自由职业者合作项目，从而解决临时工作需求， 度过困难时期。这些自由职业者习惯于处理短期特殊任务。企业可将文案（关于新工作政策、内外部通讯）翻译、设计等工作交由他们处理。企业可在 LinkedIn 等平台上搜索自由职业者。与这些自由职业者正式合作前，建议企业索要个人简历和以往作品。如果企业经营处于停滞，可以充分利用这段时间重新审视或开发

8、信息技术基础设施，以便在未来发展中保持灵活性。疫情影响表目：为维持服务，企业所有部门必须做好远程办公的准备。如果企业业务在疫情期间激增，例如快消商品和供应链，这时可借助实力雄厚的人力资源合作方，因为它们不仅可以满足您的当前需求，还可以保障背景调查、提供其他安全防护措施。任仕达大中华拥有支持客户发展的完善运行团队。我们广泛覆盖的招聘与人力资源顾问网络能够远程提供服务，为企业网罗最优秀的人才。此外，我们管理外包业务的服务团队已全面复工，确保外包员工薪酬按时发放。发现新商机.若非必要，居家办公可能是您的企业维持运营的唯一选择。在疫情期间安排全体员工远程办公需要作出多项调整，采用全新沟通方式。面对疫情

9、，企业需要快速提出高效解决方案，团队需要保持灵活。以下是员工居家办公时可采用的一些最佳实践。凝聚团队参与其中.12居家办公之最佳防疫实践恰当安全员工的日常工作经常与居家办公的员工召开会议，一周至少数次，查看员工到岗情况，确保员工一切顺利。企业还可以借此确保员工拥有完成工作所需的全部工具。开会还有助于员工保持节奏，平衡好工作与生活，如同现场办公一样。制定合理的计划，明确对员工在未来几天甚至几周的工作安排。 为此，企业可善用M，Asana，飞书、石墨等项目管理工具，达到事半功倍的效果。要求员工为第二天的工作制定每日待办事项清单，以便员工优先安排和了解每天要完成的工作。企业同时应建议员工留出休息时间

10、，例如在社区内散步（在社区允许的前提下）、锻炼和享用午餐。 如可行，允许远程办公员工灵活安排时间。有些员工可能会有特殊情况需要处理，例如监管在家上网课的子女；有些员工晚上效率更高，可能偏好工作到很晚，选择在路上行人少的时段去超市采购生活必需品。帮助员工打造高效的居家办公空间任仕达建议企业选择常用的数字化沟通工具，例如Skype、Slack 或Google Hangouts，企业微信、钉钉、Zoom等，以便在工作中时刻保持联络。与员工保持沟通，确保员工装备齐全，足以胜任居家办公。例如，如果未给员工配备工作电脑，请确保员工拥有家用笔记本或平板电脑，网络连接稳定。确保居家办公的员工拥有和办公室一样的

11、环境，安静舒适且远离家人干扰。员工同时应尽量保持办公空间整洁有序。拥有这样的办公空间有助于员工进入专注的“工作”状态。建议员工做好时间管理分配，专注效率办公，减少外界干扰，留出管理非工作事务的时间。例如，在休息时间或下班时间做家务或接打私人电话。13凝聚团队参与其中.14居家办公期间保护好企业数据员工居家办公，无法使用公司的安全专用网络，这时候企业必须采取更多预防措施。与企业收集、管理数据一样，员工必须对敏感资料保密并在安全环境下工作。具体可采取以下最佳方法来保护企业数据：确保员工拥有安全远程办公所需的工具和资源。这包括企业分发办公硬件，如开展业务的工作电脑和手机。记录办公硬件设备序号并追踪每

12、位员工借用的具体设备，切实保护企业 IT 资产。授权员工使用关键软件应用程序，确保员工顺利进行居家办公。创建安全 VPN 是企业确保员工安全远程使用软件的一种办法。确保员工贯彻执行最佳数据安全规范，具体包括：主动走开（前往避开其他人的房间或安静的地方）接打敏感电话，或带上耳机尽可能对通话内容保密尽量不打印敏感信息。如果必须打印，事后应粉碎或处理掉敏感文件，确保万无一失。请勿随意放置敏感信息。如，离开电脑前锁屏并设置密码，保护所有硬件。凝聚团队参与其中.15居家办公的线上便捷工具视频会议工具如果员工在远程办公，沟通反馈是企业确保业务正常运转，团队无缝协作的前提和基础。建议用视频会议替代单线电话沟

13、通。视频具有很多优势，会让我们与交流对象连接的更紧密，让工作交流显得更加人性化，减少沟通问题。与此同时，视频会议可以轻松实现屏幕共享，确保全员实时同步观看工作报告。当然，视频会议还特别方便开展新软件培训或发布通知。任仕达选用谷歌G Suite工具，Google Hangouts 是我们的首要视频会议解决方案。另外，我们推荐Zoom 。该平台使用方便，同时不需要员工安装软件，尤其适合初次接触视频会议的企业。Zoom 免费版不限制企业用户人数，唯一要求是每次会议人数不超过 100 人，会议时长不超过 40 分钟。要探索其他解决方案，请参考Techradar早前发布的最佳免费视频会议工具列表或Saa

14、Sruanjian上的视频会议软件清单。凝聚团队参与其中.16项目管理工具同步管理多个项目、分派任务以及团队间合作在平时就不容易做到，对于远程办公的团队更是挑战。使用邮件沟通不仅有压力，而且效率低。如果能够在同一平台获取所有通讯及最新进展，则可极大简化团队工作。选用统一项目管理工具，有助于提醒团队关注优先级任务，明确分工，推动团队团结合作，实现共同目标。如果企业首次使用项目管理工具，我们建议由一名团队领导先熟悉平台，创建项目模板，然后召开视频会议，培训其他成员。同时，此人可担任项目管理工具的技术支持，负责解决团队成员遇到的各种问题。任仕达的很多团队选择使用Asana 。我们成立项目团队，每位成

15、员都能查看每项任务的状态以及项目进度。 Asana操作简单，便于合作，同时可以关联员工的邮箱，即便不登录平台亦可直接获得最新情况。我们推荐中小企业选用这款软件，因为不超过 15 人的项目可以免费使用，而且不限制项目数量。安装方便，无需插件或求助专业技术人员，方便团队快速上手。不过，Asana 在各国推出的技术包不尽相同，建议企业在使用前先行确认。要了解其他解决方案，请参考Hubspot 发布的免费项目管理工具列表，了解其主要功能和服务价格。凝聚团队参与其中.团队激励工具要应对肆虐全球的新冠疫情，企业须借助工具帮助团队梳理日常流程。秩序感可让团队收获些许重回常态的平和心境。为避免团队成员出现孤立

16、感，建议企业创建虚拟社区，除与团队定期沟通，还可以主动分享工具或链接，维持团队士气和团结。创建聊天室，方便员工在线分享发现和趣事，籍此鼓励员工社交，建立社区，缓解居家办公的孤独感。线上健身课程鼓励员工参与并分享喜欢的线上锻炼课程，如Keep, FitTime, Wake瑜伽等。云参观博物馆 全球多家著名博物馆现开通虚拟参观服务。在休息时间分享免费云旅游，收获灵感和启发！播客 播客现已基本覆盖所有话题，超出想象！ 可以尽情观看个人发展、美术、音乐甚至所在行业的相关播客。如Podcast，得到、喜马拉雅APP。音乐播放列表 如通过网易云音乐和QQ音乐每日推荐，员工可以在工作中聆听悦耳的音乐，维持活

17、力状态，减少外界干扰。云课堂- 建议员工参加线上课程，利用空闲时间提升工作技能，或学习新技能。从即日起至 2020 年 5 月 31 日， Coursera 共免费提供 100 节在线课程。MOOC慕课上也同样可以获取在线学习资源。亲子活动 当地教育部门针对学生居家学习发布家长指南。企业也可从中找到线上活动的灵感。情绪管理 - 疫情新闻动态、适应的新常态会给人带来压力。 潮汐 或 Now冥想 等正念冥想类 APP 有助于员工在紧张工作之余放松身心，减轻压力。凝聚团队参与其中.1718维护心理健康疫情期间，员工可能面临很大的压力或者变得焦虑不安。他们可能会担忧自身及亲友健康、社交隔离政策以及不稳

18、定的经济状况。企业必须认识到这一点，认真对待员工内心的不安并提供力所能及的支持。消除员工的担忧并为其提供合适资源。及时告知企业可提供的相关服务，例如线上或手机咨询、员工救助计划（EAP）。此外，企业也可向员工分享疫情扶持政策。企业管理者可参考以下建议，支持员工顺利度过疫情：同理心。随时倾听员工心声，通过线上会议工具、聊天群组甚至讯息平台与员工保持联络。特殊时期增加沟通频次。安排更多一对一会议，与直接下属保持沟通。同时安排小组会议，确保团队保持联络，团队成员紧密协作。公开透明。基于事实作出决定，同时解释清楚各项决定的背景。这种极具条理性的方法可有效安抚员工情绪。认识到员工在疫情期间可能遭遇的无助

19、和孤独。时刻关注团队成员的情绪变化或工作动态，从中发现员工的真实境况。鼓励员工锻炼身体。心理健康离不开健康的体魄。建议员工在休息时间锻炼身体，例如散步或做伸展运动。同时建议员工参加在线或APP健身课程或锻炼活动。很多健身机构现在推出免费在线课程，员工可借此机会充分强健体魄。推荐员工参加线上学习，提高技能。这有助于员工专注于学习或自我提升等，从而在疫情后更加自信地回归职场。向员工分享准备就绪的提供援助或支持的相关链接或电话、企业健康计划以及可能对员工防疫有所帮助的官方机构。凝聚团队参与其中.19国家政府正在实行相关政策措施，支持企业及员工抗击疫情。请充分利用这些惠民政策，帮助企业顺利度过当前危机

20、。大部分机构频繁更新和通报各种情况，任仕达建议企业访问政府机构官网，了解最新动态，以便充分利用政府疫情惠民政策。中国政府网http:/国家卫健委http:/人力资源和社会保障部http:/上海市人民政府http:/北京市人民政府http:/广州市人民政府http:/深圳市人民政府http:/政府惠民措施.成都市人民政府http:/苏州市人民政府https:/南京市人民政府http:/武汉市人民政府http:/关于任仕达任仕达集团作为全球专业的人力资源服务公司，凭借先进的科技来创造更人性化的体验，助力人才及企业实现真正潜能。我们称之为 Human Forward（以人为先，任行未来）。欢迎随时访问我们