1、国内外电子文件管理发展趋势国内外电子文件管理发展趋势20192主要内容 关系关系 电子文件、电子数据和电子档案电子文件、电子数据和电子档案 科学数据和科学数据和科研（电子）文件科研（电子）文件 科学数据管理和科学数据管理和科研（电子）文件科研（电子）文件管理管理 趋势趋势 全面数字化 全程联动化 创新协作化 方案规范化 服务智能化20193什么是电子文件？（档案视角）“电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录”电子文件管理暂行办法（厅字200939号）要点要点电子文件直接产生于是电

2、子化业务活动电子文件是内容稳定的信息凭证电子文件的信息表现方式是多样化的电子业务信息电子业务信息20194电子文件与计算机文件数据电子文件计算机文计算机文件件/数据数据20195电子文件与电子档案归档移交电子档案电子电子文件文件狭义（文件）广义（文件）大文件档案20196科学数据和科研（电子）文件“在自然科学、工程技术科学等领域，通过基础研究、应用研究、试验开发等产生的数据，以及通过观测监测、考察调查、检验检测等方式取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据”科学数据管理办法“在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料”科学技术研究档案管理暂行规

3、定科学数据科研管理文件支撑性数据产品性数据科研过程和成果数据（文件）科研文件20197科学数据管理和科研（电子）文件管理FAIR原则原则可发现可发现（Findable）可访问可访问(Accessable)可互操作可互操作(Interoperable)可重用可重用(Reusable)四性要求四性要求真实性真实性（authenticity）完整性（完整性（completeness+integrity)可用性可用性(usability)安全性（安全性（security）目标一致、内容相似、理念吻合20198主要内容 关系关系 电子文件、电子数据和电子档案 科学数据和科研电子文件 科学数据管理和科研电

4、子文件管理 趋势趋势 全面数字化全面数字化 全程联动化全程联动化 方案规范化方案规范化 创新协作化创新协作化 服务智能化服务智能化20199全面数字化201910全面数字化 全球性的文件档案管理数字转型 原生性电子文件单轨运行、单套保存 实体文件数字化转换国别文件档案管理数字转型美国2012年NARA联合OMB发布政府文件管理指令（M-12-18）提出2016年电子邮件电子化管理、2019年永久电子文件电子化管理的目标；2019年向电子文件转型（M-19-21），要求2022年所有联邦机构文件以电子格式管理和移交加拿大数字化2017政策规定，2017年4月1日之后创建的原生电子文件应以数字方式

5、转移到档案馆，数字化纸质文件也应以数字化方式进行移交澳大利亚数字连续性2020战略及其补充政策要求，2016年起所有电子文件须以数字形式生成和移交，不移交文件由各机构以数字形式管理新西兰2017年授权仅以电子形式保存公共文件全面批准公共机构仅保留电子形式的文件201911我国电子文件管理单轨制的系列举措2014年7月中国（上海）自由贸易试验区条例 第四十四条 在自贸试验区推进电子政务建设，在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文，实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力2015年,会计档案管理办法,第八条规定满足一定条件的、“单位内部形成的属于归档范围的电子

6、会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案”。2017.1,浙江政务服务网电子文件管理暂行办法第九条“行政机关通过浙江政务服务网办结归档的加盖可靠电子印章的文书类、证照类等电子文件，与纸质文书具有同等法律效力。”2018.10.机关档案管理规定(国家档案局第13号令)第三十六条，满足该规定中保管与保护要求且不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件,以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可以仅以电子形式进行归档。2019.4国务院关于在线政务服务的若干规定第十二条政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法

7、规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2019.10国务院常务会议讨论通过中华人民共和国档案法（修订草案），草案明确了电子档案的法律效力。201912全程联动化 OAIS模型的不足 电子文件管理全流程集成文件形成文件归档文件保存文件形成文件捕获归档文件保存201913全程联动化 文件形成单位电子文件管理成为政策规范的重点 电子文件归档全员责任制的建立201914NASA全员文件管理责任体系（1）NASA局长（2）高级机构管理官员（SAO）（3）NASA首席信息官（CIO）（4）NASA总法律顾问办公室（5）中心首席律师（6）NAS

8、A监察长（7）NASA中心主任和总部运营主任（8）NASA中心CIO（9）NASA中心CIO和任务理事会信息技术（IT）管理官员（10）总部办公室负责人，NASA中心的主任管理官以及计划项目部管理官员（11）负责采购的助理署长（12）NASA运行连续性（COOP）协调员（13）NASA所有办公室的管理官员（14）NASA中心的历史学家和历史代表（15）NASA文件管理官（16）NASA各中心文件管理者（17）重要文件管理员（18）文件联络官（Records Liaison Officers）（19）文件所有者（20）信息系统所有者（21）所有NASA员工201915方案规范化 电子文件管理方案

9、的两大重点：系统 数据 系统和数据规范化程度越来越高 系统规范：功能 数据规范：格式、数据包结构、元数据201916ERMS功能要求规范制定情况主体或范围规范名称时间美国DOD5015.2-STD电子文件管理软件设计评价标准1997，2002，2007通用电子文件管理需求2017英国TNA2002电子文件管理系统功能需求规范1999，2002欧盟MoReq 电子文件管理通用需求2001，2008，2010中国电子文件管理系统通用功能要求（GB/T29194-2012）2012ISO电子办公环境中文件管理原则与功能模块1 概述与原则申明模块2 电子文件管理指南与功能需求模块3业务系统中文件管理指

10、南与功能需求ISO 16175：电子文件数据标准的情况 格式标准 格式技术规范 格式推荐指南 格式管理 元数据 通用元数据标准 专门元数据扩展（专业领域的支撑）201918创新协作化201919管理和服务的智能化 传统数字环境下探索管理和服务的自动化 以机器学习为代表的人工智能技术在文件档案领域中的应用 计算档案学的酝酿起步文本内容分类ARCHANGEL：可信的公共文件档案框架承担机构西北民族大学英国萨利大学、英国国家档案馆与英国开放数据研究所问题需求档案文本内容分类特征提取（作为区块链中的内容特征码）数据源甘肃省档案馆提供的数据资源公共档案数据类型档案文本（文本

11、格式）档案扫描件、档案图片资源（图片格式）基本任务分类，类别包括：交通管理、城市规划、旅游管理、环境政策、机构沿革、医疗卫生降维：通过深度神经网络形成特征码学习模型朴素贝叶斯分类器深度神经网络年份20172018涉及隐私的档案分类历史气候报告档案文本识别承担机构加拿大萨斯喀彻温大学图书馆德国多特蒙德工业大学问题需求档案文本内容分类手写档案识别数据源萨斯喀彻温大学提供的人力资源档案德国气象局提供的历史气候报告数据类型档案文本（文本格式）档案扫描件（图片格式）档案原件为表格基本任务分类，类别包括：涉及个人信息的人力资源档案、一般性人力资源档案和非人力资源档案分类：识别手写文字，仅使用少量人工标注学习模型朴素贝叶斯分类器基于聚类标注和检索标注的多种学习模型年份200展望 电子文件管理和科学数据管理更多的互动和协同201921