sop是Standard Operating Procedures(标准操作程序)的简称,是企业或组织在执行同一个操作过程时要遵循的详细方法和步骤,是企业核心管理手段和施行日常操作流程的重要工具。sop是使用一种专门制定的流程、标准或实践程序,以确保企业员工正确执行工作活动,以达到安全、高效、有效的目标。
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制作sop流程图主要是利用流程图技术及 Word、Visio 或 Excel 等软件来描述操作程序,按照流程的层次明细,表达出具体的流程步骤,从而实现标准化的操作流程。
1. 流程图入手
建立sop流程图的第一步是绘制流程图,流程图的思路是帮助用户快速掌握活动的全貌,对细节部分不用一笔带过,而是重点叙述,通过动人的图谱使分析任务轻而易举。
从绘制流程图入手,要先明确回答如下4个问题:
(1)整体流程中活动之间的逻辑关系;
(2)活动间的数据流向;
(3)活动的相互分割;
(4)工作的效果与结果。
在流程图中,使用不同颜色的方块表示流程中不同步骤,使用圆形图标来表示何时开始,结束,错误等事件,变量使用同义词、箭头符号来表示。
2. 流程分解
分解流程,是指把一个整体流程分分解为一个个独立的子流程,目的是为了明确每种情况下要完成的活动和步骤,以便对全部流程进行统一控制和管理。
分解流程可以采取以下6种方法:
(1)采用责任分解法
(2)结构化分解法
(3)步骤化分解法
(4)职能分解法
(5)时间分解法
(6)专业分解法
3. 详细设计
详细设计是指对流程进行详细描述,把整个流程分解为若干个子流程,每个子流程要给出具体的描述,包括进行此子流程时的基本活动、前置条件、后置条件、运行资源、一次成功的结果以及操作方式,以便把整个流程进行实施。
此外,还需要给出与每个子流程对应的配置项目和权限项,以便与原有的流程数据进行对比,确保流程实施的完整性和合理性。
4. 保存和发布
最后,完成sop流程图后,要保存好,且建立完整的sop文件库,以便今后修改和查询,推行流程管理、统一管理,保证流程本身的可视化、可查性和可重复性。
另外,还要制定完善的流程规范、管理制度和操作规程,同时对涉及该流程的企业员工进行反复的监督工作,以确保标准化操作流程统一执行,保证其正确性。
总之,制定sop流程图是企业核心管理手段和施行日常操作流程重要的工具,它能够帮助企业把标准化操作流程系统实施,帮助企业高效运转