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1、演讲者:电子会计档案专家 张艳超CONTENTSCONTENTS目录目录看今朝:电子会计档案发展的阶段性成果1汇蓝图:财务全域践行“无纸化”解决路径2电子会计档案发展的阶段性成果档案发展的趋势 会计档案单套制管理的要求电子档案发展最新动态电子档案发展最新动态强调了管理与应用的创新 首次提出“健全单位主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责相关制度”首次提出“推进档案查询利用服务线上线下融合”强调了政治性与专业性 从法律层面将其制度化。对档案信息化建设的管理要求与技术要求作了具体规定。强调了规范要求与未来发展 基于数据思维,提及数据汇集、数据共享等内容。电子档案来源可靠、程序规范、要素合规”的
2、相应条件明晰化。强调了整体性体系化建设 对档案治理体系、档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系“四个体系”建设作出规定。在微观层面上突出“全流程管理”。中华人民共和国档案法实施条例电子档案领域相关科技成果分享人工智能支撑划控分析:文本分类、语义分析建立档案分词算法以建立知识库、规则库。辅助开放鉴定模型:包含情感分析驱动业务应用的双向协同管理监控:通过对工程进度、质量检验和计量支付业务数据的分析,实现了对核心工程进度的动态监控。通过对管理审批数据进行分析,快速定位管理中出现短板的个人、部门和组织。数字化审计审计数据采集:电子会计档案的应用提供了丰富的数据,高效确定审计重点。延伸取证 什么是确保
3、电子档案效力的来源可靠、程序规范、要素合规?什么是确保电子档案效力的来源可靠、程序规范、要素合规?来源可靠电子档案全流程相关系统安全可靠程序规范操作符合程序及制度要求,并可追溯要素合规电子档案元数据符合相关规范要求真实完整安全可用数据过程系统形成者、形成活动、形成时间可确认,形成、办理、整理、归档、移交等系统安全可靠全过程管理符合有关规定,并准确记录可追溯内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求业财税档一体化协同监控管理业财税档一体化协同监控管理例如备用金借款场景零星现金周转填写借款单发起借支流程收纸质单据影像挂接控制一致性复合费用审批业务真实性稽核财务审核单据内容与提供附件资
4、料内容相符、合规资金签字大额资金支出记账整理归档收单岗费用对接人审核岗资金岗经办人财务岗档案管理岗关联对应的银行流水员工招聘活动员工培训活动员工福利活动新项目项目初期行政费用营销费用专项费用关于业务及费用预算文件实际发生的审批请示文件 接待业务差旅费用诉讼赔偿医疗杂费影像挂接控制一致性复合业务真实性稽核 单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水影像挂接控制一致性复合业务真实性稽核 单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水影像挂接控制一致性复合业务真实性稽核 单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水一致性复合业务真实性
5、稽核 单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水一致性复合业务真实性稽核 单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水其他费用基本信息借款用途超额借支说明活动时间活动预算借款使用范围新项目名称预计成立时间借款使用范围 项目名称项目所处节点借款使用范围支付说明关于业务及费用预算文件实际发生的审批请示文件 一致性复合业务真实性稽核单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水影像挂接控制文件齐全数据完整收集分类方法组件排列整理定期评估存储迁移保管记录留痕利用程序规范鉴定业财税档一体化协同监控管理业财税档一体化协同监控管理例如员工报销
6、场景员工费用报销收单岗费用对接人审核岗填写报销单发起报销流程收纸质单据经办人费用审批财务审核财务岗记账整理归档档案管理岗宣传费活动经费福利经费职工教育车辆费用社区文化办公费会议费诉讼费员工体检1.发票2.相关费用的BIP流程3.涉及库外采购的需参照库外采购要求上传附件收货单或所采购物料清单或购物小票、商城库外采购事后报备流程4.如涉及提供维修服务或工程或房屋租赁的,应提供双方签订的合同或协议1.发票2.员工体检补贴报销明细(若按中心/部门/项目统一报销)【业务真实】:业务真实性【费用归属】:费用入账单位、所属项目、部门和费用类型准确【成本管控】:确认该费用支出符合预算【业务合规】:报备审批流程
7、(需经区域采购审批)与报销单内容一致。【票据】:系统对发票验真、验重成功;系统无法验真的发票,需上传发票查验截图;如票面有“销售方(章)“一栏的需盖发票专用章,并核实盖章信息与开票方一致;如提示发票识别内容经过编辑,需核对识别内容与发票内容一致;核实开票内容与报销事项相符。【附件】:核对附件上传完整(参照标准附件要求)。【费用】:确认“资金计划项目”、“现金流量项目”、“收支项目”已根据【费用类型】自动带出。【业务】:确认报销人可报销额度【费用归属】:确认费用入账单位、所属项目、部门和费用类型准确;11月30日前离职员工不享有体检补贴,调职员工的体检费用由其11月期间所任职公司报销。【业务】:
8、若按中心/部门/项目统一报销,确认已上传员工体检补贴报销明细,核对报销总金额与明细表总额一致。【票据】:发票日期应在费用实际发生期当年1月1日-11月30日;发票内容仅限于体检费;发票抬头应为公司抬头。其余票据同上【附件】【费用】:同上业财税档一体化协同监控管理业财税档一体化协同监控管理例如某合同付款场景维保委托收单岗费用对接人审核岗资金岗发起付款流程收纸质单据经办人费用审批财务审核资金签字财务岗记账整理归档档案管理岗电梯维保公共场所清洁清运工程维修采购类保险费租赁业务培训费用保安服务合同周期考评综合评分情况垃圾清运月度评估报告按照建筑面积结算,费用结算单(双方签字确认版)、费用产生期间ERP
9、系统导出的装修明细装修垃圾清运数量统计登记表、车辆运输照片(带时间地点水印)消杀月度考核评分表进度款:提供填写内容、签字完整的进度结算表(需体现出具体月份和金额)结算款:提供填写内容、签字完整的竣工结算表、签字盖章版竣工验收文件工程改造前后对比照片(如涉及工程改造)投保保单如合同未约定具体支付金额的,需提供费用结算单。(双方签字确认版)如合同未约定具体支付金额的,需提供费用结算单。(双方签字确认版)如合同涉及证书报考的,需提供相关证书证明复印件、政府/事业机关资格要求/公司发文如合同未约定具体支付金额的,需提供费用结算单(双方签字确认版)收货单(收货人签字)或所采购物料清单或购物小票、物料验收
10、入库单付款申请费用结算单双方签字确认版采购发票发票采购入库单购物小票/收货单收货人签字采购订单采购订单一致性复合业务真实性稽核单据内容与提供附件资料内容相符、合规大额资金支出关联对应的银行流水发票(真实有效)涉及消防:消防系统委外维保质量考核细则涉及配件:消防系统有偿零配件清单(填写签字完整)其他合同:合同约定的考核评分文件如开票单位与收款单位不一致的,需提供签订的双方协议(盖章)电梯维护保养质量考核表、统计表涉及电梯年检的需提供:电梯检验合格报告涉及电梯维修的需提供维修结算表有扣款情况提供签字完整评分表或者BIP申请付款流程合同审批合同文件票档融合协同监控管理票档融合协同监控管理数字化电子发
11、票【发票处理】电子会计档案记账凭证报销单报账单出入库单收付款单审批记录账表等纸质增值税发票纸质火车票纸质机票行程单纸质出租车票区块链发票机打发票纸质财政票据其他票据电子凭证银行电子回单电子对账单增值税电子专用发票增值税电子普通发票航空运输电子客票行程单铁路电子客票电子非税收入一般缴款书财政电子票据电子签名税务局平台查验销项对账进项对账发票归档发票池风险监测单据提交检验【票据】:类型、税目、金额、姓名、行程、等级、备注等【文件】:完整性、一致性电子凭证电子签名发票提交检验【真实】、【完整】、【准确未被篡改】:签名有效性原始凭证档案利用档案利用档案保存档案保存【内部凭证】【资金处理】归档前校验【票
12、据】:金额、账户、业务一致性对账稽核电子会计档案融合打通财务数智化转型最后一公里电子会计档案融合打通财务数智化转型最后一公里营销服务采购服务收入管理费用管理财务服务其他业务成本管理采购供应、销售会计资料元数据业务发生业务发生处理过程处理过程行为责任行为责任实体安全实体安全 事项、资金、资产、报销、采购、收入 审批、部门、角色、状态 审核人、负责人、日期时间 状态、业务行为、时间、人员名称、签名规则、结果文件外部接收外部接收内部形成内部形成会计凭证会计凭证内控资料内控资料 票据、回单 审批单 申请、订单 发票、记账凭证防篡改数据有效完整法律行业标准行政法规会计资料收集转化会计资料收集转化自动组件
13、免打印免粘贴免装订档案文件输出财务审计税务审计任期经济责任审计专项资金内控投标调档法律诉讼经费支出年检软件专项发挥新动能:数据与文件共享服务标准规范数字资源安全自动、智能大数据治理管理标准技术赋能业务基础合规管理过程合规档案整理档案保管档案处置档案统计财务全域践行“无纸化”解决路径规划思路 建设重点难点DA/T 48-2009基于XML的电子文件数据封装规范DA/T 822019 基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范DA/T70-2018 文书类电子档案检测一般要求DA/T XX-电子档案证据效力维护规范GB/T 397842021 电子档案管理系统通用功能要求SF/T 00762020
14、 电子数据存证技术规范GB/T 39784-2021电子档案管理系统通用功能要求“电子会计档案电子会计档案”政策规范指引政策规范指引法律法律行政法规行政法规规范性文件规范性文件DA/T58-2014 电子档案管理基本术语ISO 15489 信息与文献 文件管理 第1部分:通则GB/T33190-2016 电子文件存储与交换格式 版式文件DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案GB/T26163.1-2010信息与文献文件管理过程文件元数据第一部分:原则GB/T18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求SB/T XX-电子发票
15、 全流程应用规范 DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 39-2008 会计档案案卷格式DA/T 922022电子档案单套管理一般要求DA/T 932022电子档案移交接收操作规程DA/T 942022电子会计档案管理规范DA/T 952022行政事业单位一般公共预算支出财务报销 电子会计凭证档案管理技术规范一、基础类三、过程类四、系统类二、对象类电子会计档案闭环管理电子会计档案闭环管理档案收集整理归档档案保管档案利用鉴定销毁档案鉴定档案销毁销毁清册档案查询档案借阅下载申请高级查询统计展板档案外借(纸)档案归还(纸)档案移交清册管理档案上架(纸)电子票夹整理装册扫码装册立卷一键装
16、册档案归档档案生成元数据版式文件档案扫描档案关联四性检测从法律视角看会计档案的数据利用从法律视角看会计档案的数据利用支撑审计数据采集电子会计档案可以满足常规审计工作所需的大部分数据资料,省去了被审计单位繁琐的审计数据准备工作。高效确定审计重点在实施现场审计之前,审计人员根据审计任务需要,通过分析被审计单位电子会计档案中的相关电子会计资料,可以快速地确定审计重点。便于延伸取证在完成审计数据分析,发现审 计线索之后,审计人员需要做进一步 的延伸取证,从而最终获得相关审计 证据。在电子会计档案中,高 效地获得相关审计证据。审计数据分析电子会计档案为审计数据分析打下了基础。1234电子会计档案的应用可
17、以确保审计证据的可靠性电子会计档案管理系统其他相关数据审计数据采集被审计数据审计数据预处理审计数据分析符合审计分析要求的数据审计线索审计事实确认审计证据电子会计档案规划落地路径电子会计档案规划落地路径模式分析内容梳理所有需归档文件的内容的完整、合规、文件来源判定电子档案管理核心定位,包括内部需求、外部变化、转型困惑流程分析归档资料各业务环节采集分析与合理性设计,流程重构,业务系统完善性及改造分析岗位职责优化并规范各个岗位环节对各级档案处理权限制度标准规范全新的档案管理模式,新标准、新要求业务咨询落地路径信息化咨询落地路径业务系统合规确保归档资料来源合法真实、传输存储安全,满足档案的相关规范与合规校验要求档案信息化标准符合档案接收文件资料的合规性约束、合规性校验,进行档案接收文件与数据质量的控制文档与数据服务档案数据与文件集中管理,进行经营分析、文件共享与监控管理信息化升级财务闭环管理的重大变革业务变革通过数字化技术,为企业提供专业化的档案服务。支持全流程无纸化归档,多重技术保证了归档数据的安全可靠性,支持规范化档案管理,多样化的档案利用,保证企业数据的保值增值。业务规范业务重构人员规范全套运行体系电子档案替代纸质档案,免打印模式的重大变革电子档案管理实现从0到1的突破