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1、 Gartner 研究研究 执行要点:执行要点:以战略性方法降以战略性方法降低低 IT 成本,成本,优化优化实施实施与投资与投资 Robert Naegle、Stewart Buchanan 2023 年 4 月 18 日 Gartner,Inc.|G00787321 第1页,共 7页 执行要点:以战略性方法降低 IT 成本,优化实施与投资 发布日期:2023 年 4 月 18 日-ID G00787321-阅读全文约需 6 分钟 分析师:Robert Naegle、Stewart Buchanan 主题:科技金融、风险和价值管理;高层领导力:战略性成本优化 CIO 积极主动开展战略性成本管理
2、,不仅能帮助企业度过危机时期,避免大幅削减开支,还能通过优化和重新分配资金的使用,让企业实现最有价值的业务成果,超越同行的表现。分析 持续开展战略性成本优化工作 CIO 想要最大限度地发挥技术对业务的影响力,就必须在 IT 部门内部以及与业务部门合作时,就成本管理相关工作构建共同的话语体系,并采用结构化的方法。也就是说,CIO 需要根据需求减少开支,主动优化现有资源的利用,并使用节约下来的成本实现更高的业务价值。为此,CIO 必须秉持积极主动的态度,有计划地开展战略性成本优化工作(见图 1)。与传统的被动式成本削减不同,实施战略性成本优化,CIO 会在框架内有目的地开展相关活动,持续地、最大限
3、度地发挥技术投资的业务价值。(见注 1。)Gartner,Inc.|G00787321 第2页,共 7页 图 1:战略性成本优化 战略性成本优化战略性成本优化 削减开支重新分配支出 市场瞬息万变,技术相关预算中总会有一些需要重新审查、精简,甚至削减的项目。而常见的误区是,我们经常将削减成本简单地视为只有在应对严重业务风险(经济和/或业绩下滑)时才会采取的被动措施。但其实,即使企业的经营状况良好,CIO 也应该通过以下方式,将资金从对公司业务无意义的领域中转移出来:主动且有计划地审查和削减主动且有计划地审查和削减对业务成果没有明显积极作用的支出。比如有些过时或功能重复的监管工具,只是出于习惯而保
4、留,但其实已经无法提供业务价值。这种情形,就应该再审查后予以淘汰。在与供应商签订合同之前删除或减少删除或减少支出条款,将节约下来的资金重新投入到能增加业务价值的项目中。根据业务优先事项精简精简新增的支出项目。通过重新谈判,优化支出项目,在成本管理上获得更大的灵活性(请参阅如何展示 IT 成本管理成功经验并利用 IT 财务控制加速实现 IT成本管理目标)。削减开支削减开支 减少支出减少支出 删除 精简 重新协商 优化表现优化表现 创造价值创造价值 来源:Gartner 重新分配资源重新分配资源 通过投资实现业务成果通过投资实现业务成果 提升效率 提高生产力 转移支出重心 匹配价值 迭代和创新 规
5、划并确定优先事项 执行和评估 减少成本 将节约的成本再投资 改善业务成果 提升业务影响 Gartner,Inc.|G00787321 第3页,共 7页 在签订合同前,与供应商就支出条款重新进行谈判重新进行谈判。Gartner CIO IT Score评价模型的数据显示,在成熟的IT部门中,有77%会在企业层级持续提出减少IT支出的想法并采取相应的行动,相比之下,其他部门这样做的比例只有18%。优化表现重新分配现有资源 CIO 应秉持积极主动的态度,采用结构化的战略性成本优化方法,将现有资源重新分配到能最大化实现业务价值并提高 IT 和业务部门生产效率的举措中。为此,CIO 应设定基准,明确哪些
6、职能或业务部门的成本明显高于垂直行业的平均水平。比如一个季节性业务的部门,在旺季需要大量产能,那么就可以在淡季不需要占用产能时,重新分配或削减产能。有的时候,更高支出可以换来更出色的业绩表现,这是有其合理性的。像是奢侈品业务,在客户体验技术方面的支出就会更高。不过这种情况,也还是可能有进一步优化空间的。CIO 应重新分配现有资源,提升现有资产对 IT 运营和业务成果的贡献,以此:提升效率:提升效率:IT 团队的工作重点,是以更少的资源更好地完成现有工作,将资源转移到为企业带来差异化的活动上,并支持业务部门采取同样的实践。(例如,以更少的人力处理更多的支持工单或服务请求。)提高生产力:提高生产力
7、:利用现有资源完成价值更高的差异化工作,将精力和资金从低价值业务转移到高价值业务上。(例如,实现工作流程自动化,减少或避免人工接触。)转移支出重心:转移支出重心:梳理调整资源分配,将资金投入到最需要的地方。释放资金和资源,获得更高的业务价值。(例如,将资金投入从被动监控转移到主动流程自动化和治理能力上。)Gartner,Inc.|G00787321 第4页,共 7页 创造价值通过投资实现业务成果 优秀的 CIO 不会通过削减成本来体现自己在企业级战略中的重要性,而是通过更具战略性和计划性的成本优化工作,投入资源推动实现业务成果,即使在经济不景气或是业务下滑的情况下,也能为企业创造价值。CIO
8、应秉持以下原则,投资于可获得重要业务成果和有价值回报的新能力上:匹配价值:匹配价值:CIO 要牵头将相关支出与优先事项的业务成果重新匹配。为此,必须了解利益相关方的需求和预期成果。IT 领导者必须与利益相关方合作,明确价值诉求,了解并解决利益相关方的技术痛点,并且意识到利益相关方是投资的回报对象。规划并确定优先事项:规划并确定优先事项:根据事项对企业使命的影响,而不是资金的供应情况或请求的是否紧迫,来确定措施的优先级(请参阅确认数字化投资优先事项,让业务价值最大化)。与业务利益相关方合作,确认优先事项,做出合理的商业案例,并加以验证。执行和评估:执行和评估:CIO 应与业务领导者合作,记录和验
9、证技术投资计划,对相关变更开展沟通,并根据明确的基于价值的成功标准,评估技术投资的价值贡献。迭代和创新:迭代和创新:CIO 应积极评估技术投资的进展情况,重估利益相关方的需求,满足不断变化的要求并倾听客户的需求,快速做出反应,保证敏捷和灵活。开展合作,获得支持 CIO 和业务领导者需要密切合作,共同开展战略性成本优化工作。在这个过程中,CIO 必须将直接影响业务目标的项目和运营工作作为重点。通过合作,CIO 要:将成本优化计划与领导层决定的优先事项相匹配。与利益相关方共同确定阻碍成本优化的因素。Gartner,Inc.|G00787321 第5页,共 7页 制定应急预案,最大程度地发挥 IT
10、对关键业务优先事项的影响。后续措施 作为 CIO,您应该:1.了解有关战略性成本优化模型的更多信息(请参阅战略型 CIO 将成本优化与业务成果相关联)。2.加快推进您的战略性成本优化工作(请参阅IT 成本管理的 12 条准则)。3.根据企业的成本优化要求,评估您的战略性成本优化成熟度,明确需要达到的成熟度水平(请参阅IT 战略性成本优化评价模型)。注 1:成本优化要点 开展战略性成本优化工作,应注意以下要点:进行全面思考进行全面思考。除了考虑成本优化对特定职能部门的影响外,还要从企业整体业务和业务战略角度进行考量。比如,企业在需要减少开支时,除了削减差旅、培训和通信支出外,往往首先会进行裁员。
11、然而,裁员虽然可以减少成本,但也会带来风险。为此,人力资源部门要能够共享重要信息,提供关键流程的专业知识,协调各业务部门,确保裁员决策的合理性。获得支持。获得支持。文化和政治因素,是阻碍成本优化成功实现的常见原因。如果成本管理工作缺少利益相关方和其他高管的参与,那么 CIO 在确定投资优先事项、制定计划和实施时就会面临风险。为此,应保证选择和确定优先级的流程清晰明了、沟通到位,且按照一贯要求执行的。Gartner,Inc.|G00787321 第6页,共 7页 避免在业务部门间缺乏沟通或协作的情况下,单独削减职能部门的成本。避免在业务部门间缺乏沟通或协作的情况下,单独削减职能部门的成本。最理想
12、的情况是,CIO 削减重要职能部门的开支时,能够获得跨职能部门的支持。例如,您可以提出“我们如何才能降低为客户提供服务的总成本?”这样的问题,来获得支持。保证透明度。保证透明度。对 CIO 来说,要了解优化工作是否有所成效,这一点至关重要。只以传统高层视角考察预算的企业,只能看见盈亏的数字,往往无法明确并在企业内传达削减预算带来的影响。总体来说,业务利益相关方很难直观地看到减少特定资源支出能够产生的影响。不过,利益相关方可以就企业是否减少某项开支进行讨论,比如针对业务连续性和协作服务方面讨论开支的分配。作者推荐 视您当前的订阅情况而定,部分文件可能无法查看。IT 战略性成本优化评价模型 IT
13、成本管理的 12 条准则 快速减少 IT 支出的 10 大原则 如何使用 IT、财务和业务成果的语言传达业务价值 工具:紧急 IT 成本削减决策框架 工具:IT 成本优化状态检查清单 Gartner,Inc.|G00787321 第7页,共 7页 2023 Gartner,Inc.及/或其关联公司版权所有。保留所有权利。Gartner 是 Gartner,Inc 及其关联公司的注册商标。如无 Gartner 事前书面许可,不得以任何形式复制或传播本出版物。本出版物中包含 Gartner 研究部门的观点,不应被理解为事实陈述。本出版物中所含信息取自可靠来源,但 Gartner 不对此类信息的准确
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15、客户门户网站上获得更多的资源。登录 电子书电子书 12 制定可付诸实践的 IT 战略计划 如何避免 7 大代价高昂的规划错误附带一页纸模板,助您顺利传达战略计划 下载报告下载报告 下载报告下载报告 观看研讨会观看研讨会 下载路线图下载路线图 研究研究 加快数字化转型的 4 大要点 制定数字化战略,确定数字化发展的目标和方向,推进关键数字业务项目。网络研讨会网络研讨会 如何系统阐述 IT 的业务价值 从业务产出的角度出发,评估投资合理性,从而给出业务可行的 IT 价值。路线图路线图 2022-2024 年中型企业技术采用路线图 将您的技术采用计划与其他中型企业进行比较。联系我们联系我们 获得可行的客观洞察,履行您关键任务的优先事项。Gartner 专家指南和工具使您能够做出更快、更明智的决策并获得更优的业绩表现。联系我们成为客户:点击了解更多关于点击了解更多关于 Gartner IT 领导者的相关信息领导者的相关信息 持续获得最新洞察持续获得最新洞察 参加参加 Gartner 会议会议 查看会议 成为 Gartner 客户 2023 Gartner,Inc.及/或其关联公司版权所有。保留所有权利。CM_GTS_2533560